حيث أن الترجمة المعتمدة هي الترجمة المستوفية للشروط التي تضعها الدولة أو البلد المعنية، مما يسمح باستخدامها في الإجراءات الرسمية، مع إقرار المترجم بمسؤوليته عن دقتها. وتختلف هذه الشروط اختلافا كبيرا من بلد إلى آخر. ففي حين أن بعض البلدان لا تسمح إلا للمترجمين الذين تحددهم الدولة لتقديم هذا النوع من الترجمة، فإن بلدانا أخرى تقبل الترجمات التي يقوم بها أي شخص مختص في اللغة الأصلية واللغة المستهدفة. ويوجد بين هذين النقيضين بلدان يمكن فيها لأي مترجم تحريري محترف أن يقوم بترجمة معتمدة إذا كانت لديه المؤهلات المناسبة (قد تشمل عضوية رابطات ترجمة محددة أو حيازة مؤهلات معينة).
قد يتم تقديم الترجمة المعتمدة إلى الجهات الرسمية، مثل السفارات والقنصليات والهيئات الحكومية مثل المحاكم والجامعات وغيرها أو غير الحكومية.
بعد الحصول على المستند المترجم من مقدم خدمات الترجمة المعتمدة، يتم تقديمه إلى جهة الاعتماد الرسمية مثل الشهر العقاري أو مكتب توثيقات وزارة الخارجية في حالة السفر للخارج، أو استخدامه خارجيا أو القنصلية أو السفارة التابعة للدولة التي يتم استخدام المستند فيها، أو اعتماده من مكتب توثيقات وزارة الخارجية قبل تقديمه لاعتماده من السفارة، حسب الأحوال والاشتراطات الخاصة بكل مستند أو جهة معنية بالمستندات.
خدمات الترجمة المعتمدة يستفيد منها الأفراد والشركات والمؤسسات والجهات الحكومية وغير الحكومية، فمثلا قد يحتاج الأفراد إلى الترجمة المعتمدة عند التقديم للدارسة في الخارج أو الهجرة، أو التقديم على تأشيرة وخلافه، وكذلك قد تستفيد الشركات عند الحاجة إلى ترجمة عقود امتياز أو عقود عمل أو أي مستندات خاصة بالتبادل التجاري أو التعاون في مجالات العمل. وكذلك قد تحتاج المؤسسات والجهات الرسمية إلى ترجمة التقارير الاقتصادية أو السكانية أو أي نوع من التقارير الأخرى والتي تصدر عن منظمات دولية.